ベトナムで現地法人を運営する日系企業にとって、従業員の勤怠・休暇・残業管理は避けて通れない業務です。
進出初期は「まだ人数が少ないからExcelで十分」と考える企業も少なくありません。実際、1〜2名のうちは手作業でも大きな問題は起きにくいかもしれません。
しかし、従業員が5名程度になり、営業職の外出、シフト勤務、休暇申請、残業申請などが発生すると、確認すべき項目は一気に増えていきます。
特にベトナムの日系現地法人では、日本人管理者が最終確認を行い、ベトナム人HR担当者が日々の勤怠データを集計する体制も多く見られます。そのため、出退勤、休暇、残業、給与計算用データをどのように管理するかは、早い段階で整えておきたいポイントです。
今回は、ベトナムの日系企業が整えるべき勤怠・休暇・残業管理の基本について解説します。
1. Excel・紙管理で起こりやすい課題
ベトナム進出初期の企業では、勤怠管理をExcelや紙で行っているケースも多くあります。
少人数であれば、担当者が目視で確認し、手作業で集計することも可能です。しかし、5名〜10名程度になると、休暇取得、残業、遅刻・早退、シフト変更など、確認すべき項目が増えていきます。
少人数企業でも、以下のようなミスは発生しやすいです。
・出退勤時間の確認漏れ
・休暇残数の管理ミス
・残業時間の集計ミス
・シフト変更の反映漏れ
・給与計算前の修正作業の増加
また、管理方法が担当者に依存していると、その担当者が休んだり退職したりした際に、過去の申請履歴や修正理由を追いにくくなることがあります。
「人数が増えてからシステム化する」のではなく、少人数の段階から勤怠管理の仕組みを整えておくことで、将来的な管理工数やミスを減らしやすくなります。
2. ベトナムの日系企業でよくある運用上の注意点
ベトナムで従業員を雇用する場合、勤怠管理は単なる出退勤の記録ではありません。休暇、残業、欠勤、遅刻・早退などのデータは、給与計算や労務管理にも関係します。
日系企業の現地法人では、休暇申請や残業申請がZalo、チャット、口頭などで行われているケースもあります。
例えば、従業員からチャットで休暇連絡を受け、ベトナム人HR担当者がExcelに転記し、日本人管理者が月末に確認する運用の場合、転記漏れや確認漏れが起こりやすくなります。
残業についても、実際の退勤時間と残業申請の内容が一致していない、事前申請と事後承認のルールが曖昧、といったケースがあります。
そのため、休暇や残業は「申請したかどうか」だけでなく、「誰が承認したのか」「給与計算に反映されているのか」まで確認できる状態にしておくことが大切です。
3. 勤務形態ごとによくある管理課題
ベトナムの日系企業では、職種や拠点によって勤怠管理の課題が変わります。
営業職の場合、外出や直行直帰が多く、どこで勤務を開始・終了したのかを確認しにくいことがあります。訪問先から直接帰宅する場合、出退勤時間の報告が自己申告になりやすく、後から確認する手間が発生します。
このような場合は、スマートフォン打刻やGPS打刻など、外出先でも勤務状況を記録できる仕組みがあると便利です。
工場や店舗の場合は、シフト勤務、休日勤務、残業などが発生しやすくなります。シフト変更や残業時間をExcelで手作業集計していると、月末にHR担当者の作業が集中しやすくなります。
また、複数拠点を持つ企業では、拠点ごとに管理方法が異なることで、本社側で全体の勤怠状況を把握しにくくなることもあります。
オフィス勤務の場合でも、休暇申請や残業申請の承認フローが曖昧だと、月末にまとめて確認する必要が出てきます。
このように、勤務形態ごとの課題に合わせて、出退勤、休暇、残業、申請を管理する方法を整えることが必要です。
4. 給与計算前の確認工数を減らす
勤怠・休暇・残業管理が正しくできていない場合、最も負担が大きくなるのが給与計算前の確認作業です。
月末になると、HRや管理担当者は、出退勤漏れ、休暇申請、残業時間、欠勤、遅刻、早退などを確認し、給与計算担当者へデータを共有する必要があります。
これらを手作業で行うと、時間がかかるだけでなく、確認漏れや入力ミスも発生しやすくなります。
例えば、Excelで勤怠を管理している企業では、ベトナム人HR担当者が勤怠データを集計し、日本人管理者が内容を確認し、さらに給与計算担当者へ共有する流れになることがあります。
この場合、どこかで入力ミスや確認漏れがあると、給与計算前に何度も修正が発生します。特に、勤怠データと給与計算用データが別々に管理されている場合、転記のたびにミスのリスクが生まれます。
給与計算を正確に行うためには、給与計算ソフトだけでなく、その前段階となる勤怠データを正しく整えることが重要です。
5. 勤怠・休暇・残業を一元管理する
ベトナムで事業を拡大していく日系企業にとって、バックオフィス業務の仕組み化は重要です。
勤怠、休暇、残業、申請、給与計算用データを別々のExcelや紙で管理していると、確認作業が増え、担当者の負担も大きくなります。
一方で、一元管理できる仕組みがあれば、出退勤データ、休暇残数、残業申請、承認状況をまとめて確認しやすくなります。
勤怠管理は、従業員が多い企業だけの課題ではありません。5名〜10名程度の企業でも、外出、休暇、残業、シフト勤務が発生すれば、管理は十分に複雑になります。
だからこそ、進出初期や少人数の段階から、無理なく運用できる仕組みを整えておくことが大切です。
まとめ：事業拡大にはバックオフィスの仕組み化が必要
ベトナムの日系企業が現地で事業を拡大していくためには、営業活動や顧客開拓だけでなく、社内の管理体制を整えることも欠かせません。
勤怠・休暇・残業管理は、給与計算や従業員満足度にも関わる業務です。
Excelや紙での管理は、進出初期には始めやすい方法です。しかし、人数が増えたり、勤務形態が複雑になったりすると、管理工数やミスが増えやすくなります。
少人数の段階から勤怠管理を仕組み化することで、管理工数を削減し、より安定した現地法人運営につなげることができます。
Jobcanがサポートできること
Jobcanは、勤怠管理、シフト管理、休暇管理、残業管理、申請管理、給与計算用データの管理をサポートするクラウドサービスです。
大規模企業だけでなく、5名〜10名程度の少人数企業でも利用しやすく、ベトナム進出初期の段階から勤怠管理の仕組みを整えることができます。
PC打刻、スマートフォン打刻、GPS打刻、打刻機連携など、企業の勤務形態に合わせた管理が可能です。また、ベトナム語・日本語での運用にも対応しているため、日本人管理者とベトナム人スタッフの双方が利用しやすい環境を整えることができます。
「まだ少人数だが、Excel管理に不安がある」
「5名〜10名規模のうちに勤怠管理を整えたい」
「休暇や残業の管理を効率化したい」
「給与計算前の確認作業を減らしたい」
このような課題をお持ちの企業様は、選択肢の一つとしてJobcanをご確認ください。
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